Обратна връзка от служителите чрез анкетни проучвания – добрите практики

Ако искаш да разбереш нещо, попитай. Това е принципът, който стои в основата на търсенето на обратна връзка от служителите в компанията чрез анкетни проучвания. Все повече решенията в сферата на човешките ресурси се базират на обективни данни. От една страна се взема предвид релевантната информация за бизнес показателите на компанията. От друга страна все повече се обръща внимание на ценните инсайти, които идват „отвътре“, от самите служители на компанията. Във време на бурна конкуренция на труда всеки работодател се стреми да изгради атрактивна работодателска марка, за да привлече топ талантите в съответната сфера. Сегашните активни на пазара на труда поколения, имат различни потребности и очаквания към своята кариера в сравнение с предходните. За поколенията на милениалите и “Gen Z” (родените 1997-2012) е типично да търсят самоизява, да държат мнението им да бъде чуто и уважено. Докато неотдавна основното предимство на един работодател е била високата заплата, сега други фактори вземат превес, например организационната култура и принадлежност, ценностите на компанията да съответстват на личните, отношенията в екипа. Когато специалистите по човешки ресурси търсят начини да задържат ценните си кадри и да повишат ангажираността на своите служители, най-смисленият източник на информация са хората – те най-добре знаят кое им харесва, какво трябва да се подобри, от какво ще имат нужда тепърва. Това е и причината използването на анкетни проучвания да зачестява.

Без значение какъв тип анкета се използва в конкретния случай – employee Net Promoter Score (eNPS), изследване на удовлетвореност или ангажираност, или пък на организационен климат, има няколко общовалидни добри практики, които е препоръчително да се прилагат.

Предварителна информация

За да мотивирате служителите да попълнят анкетата, те трябва да знаят какво да очакват. Това важи в най-голяма сила, когато за пръв път провеждате подобно проучване или искате да въведете регулярни анкети през определен период. Оповестете проекта предварително като ясно посочите неговите цели и какви ползи се очакват от успешното му протичане. Важно е да споменете колко време ще отнема попълването на анкетата, за да могат служителите да го вместят сред ежедневните си задачи. Конкретизирайте сроковете  от самото начало. Това помага да се синхронизира участието в проучването с предстоящи отпуски или пък предвидими периоди с по-голяма работна натовареност. Дайте яснота към кого могат да се обръщат служителите по въпроси, свързани с проекта. В случай, че сте поверили проучването на външен консултант, е добре да представите компанията и да посочите лице за контакт, към когото вашите служители да знаят, че могат да адресират своите въпроси.

Въпросник

При формиране на самата анкета следвайте принципа на минимализма – включете само тези индикатори, които са ви необходими за целите на конкретния проект. Ако изследвате цялостен организационен климат, това ще наложи включване на повече въпроси в анкетата. Но ако ви интересуват нагласите към определена предстояща промяна, не е нужно да включвате допълнителни твърдения. За да бъде коректна информацията по отношение на времето за попълване, тя трябва да е съобразена с дължината на самия въпросник. Изпробвайте го предварително, за да знаете какво да съобщите в предварителната комуникация. Имайте предвид, че при по-дългите въпросници по-голям процент служители не завършват анкетата.

Анонимност

Анонимността е ключова за получаването на обективна обратна връзка от служителите, затова тя трябва да бъде дебело подчертана във всяка комуникация, свързана с проекта. Хората са много по-склонни да дадат искрено своето мнение и да не спестят критиките си, когато не се чувстват лично застрашени от евентуални последствия. Ако търсите информация по департаменти и структурни звена в организацията, следете внимателно за такива с малко служители. Ако има шанс анонимността в такива отдели да бъде накърнена, вземете мерки предварително.

Последващи действия

20% от служителите при попълване на анкета смятат, че от нея няма да има никакъв ефект, а това е пагубно за мотивацията им да се включат. Ако провеждате анкетно проучване, то следва да има някакви видими за служителите последствия, особено в случай, че се допитвате за конкретни мерки за подобрение като работодател. След като имате резултатите от анкетното проучване, те трябва да бъдат споделени със служителите. Дали това ще стане на специална обща среща, чрез изпращане на обобщение или инфографика, не е толкова важно, но в никакъв случай получената информация не трябва да потъва в небитието. Колкото повече ефект има тяхната обратна връзка, толкова по-мотивирани ще са хората да я споделят следващия път.

Когато сте анализирали данните от проучването и вече имате яснота какви приоритетни мерки ще вземете, е нужно да им дадете гласност. Дори да има теми и проблеми, по които не можете да предприемете действия в момента, дайте индикация, че ги отчитате и търсите варианти. Друга опция е директно да съобщите, че някои предложения или очаквания не са реалистични на този етап. Важното е служителите да знаят, че тяхната обратна връзка се чува и провеждането на анкетно проучване не е просто формалност.

Единственият начин да видите реални позитиви от анкетните проучвания, е те да имат измерими последствия. Когато се следват добрите практики, използването на обратната връзка от служителите носи много ползи на компанията – създава атмосфера на взаимна отговорност и ангажираност към общите цели и допринася за модел на откритост и равнопоставеност.

Ако имате нужда от помощ при планиране и провеждане на анкетни проучвания във вашата организация, свържете се с нас на hr@prometriks.com или +359 877 839 949.