За „сигналните лампички“ в поведението или как да разкриете риска от извършване на финансова злоупотреба на работното място

Семеен мъж, на около 40 години, с диплома от университет, работи във фирмата вече няколко години и е на ръководна позиция. Няма дисциплинарни или други проблеми на работното място, нито криминално минало. Звучи като служителят-мечта, нали? В действителност, това е типичният профил на служителите, който най-често извършват финансови измами и злоупотреби в една организация (ACFE, 2020; Alalehto, 2015; Benson & Simpson, 2018; Bucy, Formby, Raspanti, & Rooney, 2008; Gottschalk, 2019).

Данните показват, че колкото по-високо в йерархията на организацията е един служител, толкова по-дълго време минава преди измамата да бъде разкрита и толкова по-големи са материалните загуби за фирмата[1]. От друга страна, колкото по-дълго време работи той или тя в организацията, толкова по-добре познава пропуските и слабостите във вътрешния контрол, натрупва по-голям опит и познание за различните схеми на измама и не на последно място – спечелва по-голямо доверие като дългогодишен служител и съответно е в по-ниска степен обект на проверки и супервизия.

Означава ли това, че колкото по-дълго работи един служител в организацията ви и колкото по-високо се издига в йерархията, толкова по-рисков е по отношение на интегритета? Разбира се, че не. Склонността към контрапродуктивни действия е свързана както с определени личностни черти, за които вече ви разказахме в предишна статия и които тестът DARK FOUR 2.0 (Боянова, 2021) идентифицира, така и с фактори от контекста (т.нар. „Триъгълник на измамата“[2]). В този материал ще обърнем внимание на още един инструмент, който организациите използват в тази област – това е Чек-листът за поведенчески индикатори – списък от сигнални лампички, които показват че е възможно точно в момента даден служител да извършва контрапродуктивни действия в организацията.

Но да се върнем към „идеалния служител“. Дали т.нар. проверка на миналото, която се прави в много организации не е достатъчна, за да се разкрие потенциалния риск още на етапа на интервюиране на служителите? В действителност, данните на ACFE[3] показват, че половината от организациите, в които е била разкрита финансова злоупотреба, не са провели т.нар. проверка на миналото на служителя извършил измамата, в момента в който е бил нает. При останалите организации, извършването на такава проверка е разкрило едва 13% от съществуващите „сигнални лампички“. Това не е изненадващо, защото само 11% от изобличените по-късно в измама служители, са имали подобни прояви и преди това.

Как в такъв случай, специалистите в областта на психологията помагат на организациите да разкрият навреме риска от извършването на финансови злоупотреби от страна на служителите?

Изследванията показват, че финансовите измами на работното място продължават средно около 14 месеца преди да бъдат разкрити. През това време служителят често проявява определено поведение, което може да бъде „регистрирано“ – това са т.нар. „red flags“ или „сигнални лампички“. „Сигналните лампички“ са поредица от обстоятелства или някакво специфично събитие, действие или поведение, които „сигнализират“ на организацията че съществува риск от проява на контрапродуктивно поведение (Padgett, 2015). Те представляват отклонение от нормалната дейност във фирмата и предупреждават че се случва нещо необичайно, което трябва да бъде допълнително проучено. Разбира се, не всички поведенчески сигнали са индикатор за вина или невинност, те по-скоро са знак за риск, който трябва да бъде допълнително проучен.

Анализ на над 2500 случаи на извършени финансови злоупотреби в организации от 125 държави от целия свят показва, че около 85% от всички служители, извършили измама на работното място, са демонстрирали поне един от изброените по-долу сигнали в поведението си, докато са прикривали своите действия (ACFE, 2020):

• Харчи повече, отколкото получава (в 42% от случаите)
• Има финансови затруднения (26%)
• Необичайно близки отношения с някой от доставчиците или клиентите на компанията (19%)
• Свръхконтрол и нежелание да споделя отговорностите с други колеги (15%)
• Избухливост, мнителност и защитно поведение (13%)
• Нагласа да търси „далавера“ във всичко (12%)
• Семейни проблеми като развод, заболяване и др. (12%)

Други подобни сигнали включват злоупотреба с алкохол и наркотици, непрекъснато оплакване от получаваното възнаграждение, отказ от отпуск (много често, от страх да не бъдат разкрити, служителите които извършват измами не излизат в отпуск, за да бъдат постоянно на работното си място и да имат контрол върху всичко), предишни проблеми в работата, натиск от страна на семейството за по-висока позиция или заплата и др.

Разбира се, поведенческите индикатори често са свързани и с токсично поведение спрямо колеги и подчинени. Данните от изследването на ACFE показват, че служители извършващи измама, проявяват и неетично поведение на работното място като тормоз над колеги, чести отсъствия или закъсняване за работа. Съществуват и други прояви като например лошо представяне в работата, понижение в получаваното възнаграждение или страх от загуба на работата. Специалистите наричат тези сигнали HR-сигнали, тъй като са пряко свързани с представянето на служителя на работното място.

И в заключение, една от основните роли на психологията като наука, е не само да обяснява човешкото поведение, но и да го предсказва. В области, свързани с риска от контрапродуктивно поведение на работното място, това е изключително важно, тъй като води не само до загуба на човешки капитал, но и до истински финансови катастрофи.

Чек-листът, който можете да откриете към ресурсите на DARK FOUR 2.0 и да използвате напълно безплатно, ви дава възможност за бърз скрининг на изброените поведенчески индикатори на всеки служител. Можете да го използвате както самостоятелно, така и в допълнение към оценяването с психологически инструменти, за да верифицирате информацията, събрана чрез тестове за оценка на интегритета.

Поведенческите индикатори в него могат да се използват като отправна точка за обучения на служителите и повишаване на тяхната осъзнатост по отношение на интегритета и етичното поведение в организацията. Фактите сочат, че повече от 40% от случаите на злоупотреби на работното място са разкрити чрез подаден сигнал от служители, клиенти, анонимни източници и др., като този метод е изключително ефективен, особено в организации с под 100 служители. Ето защо повишаването на осъзнатостта по отношение на финансовите измами в организацията като част от организационната култура, и провеждането на кампании и обучения, е толкова важно. Всъщност, след известно време сигурно сами ще забележите, че несъзнателно „следите“ за тези индикатори и лампичките светват всеки път, когато ваш служител или колега се появи с нов автомобил, който очевидно не може да си позволи или пък публикува в социалните мрежи снимки от екзотични пътешествия, непостижими дори за CEO-то на фирмата. Не, не е задължително той или тя да извършва финансова злоупотреба в момента, но ако имате подобни съмнения, обърнете се към нашите консултанти.

Автор: Диана Боянова, д-р по психология, старши психометрик в Прометрикс