Що е то обратна връзка и как се дава?

Ако има нещо, което може да ускори пулса на всеки служител, то е обратната връзка. Редица ръководители и подчинени тактично подминават този процес, възприемайки термина „обратна връзка“ като синоним на „Страшният съд“. Главен виновник за лошата му репутация е грешният подход и неподходящият начин за поднасяне на коригираща обратна връзка. Често ставаме свидетели на мениджъри, които цяла година „трупат черни точки в досието“ на своите подчинени, а когато дойде моментът – прочитат записките от последните 365 дни, наричайки това „конструктивна обратна връзка“. Респективно единственото, което служителят запомня, е усещането за страх и дискомфорт – най-лошото и неправилно емоционално състояние, в което да се обсъди цялостното му представяне, да се дадат насоки за подобрение и да се поставят нови и мотивиращи работни цели.

Представена по правилния начин и с правилните намерения (а именно подобрение и растеж, а не назидание и хокане), обратната връзка води до невероятни резултати. Всеки има нужда да знае какво му се удава и какво трябва да подобри в работата си. За да спечелим доверието на служителите си обаче, е важно целта да бъде да им помогнем да се представят по-добре в работна среда. Как?

Позитивното и негативното

Важно за правилното развитие на служителите е да знаят какво правят добре, за да продължат да го правят, както и с какво не се справят толкова добре. Въпреки че много от нас трудно преглъщат негативна обратна връзка, конструктивната такава е важна, за да подтикне към промяна. Да се оцени и спомене прогресът и добре свършената работа също е момент, който не трябва да се пропуска, тъй като стимулира мотивацията, проактивността и ангажираността на служителя.

При правилното даване на обратна връзка се стремим да отговорим на въпроса „Какво трябва да прави повече и какво трябва да избягва Х, за да бъде максимално ефективен?“. Това е и един от най-често задаваните отворени въпроси при 360-градусовото оценяване – един от най-уважаваните методи за предоставяне на обратна връзка в световен мащаб.

Разговор за подобрение, а не „какво мислим за тяхното представяне“

Да споделим на служителите ясни стъпки как да се справят по-добре с работата си и да направим списък от точни умения, които им липсват, може и да е полезно, но рядко е реалистично. Проучвания обаче доказват, че ако просто изкажем мнение пред човека какво мислим за неговото представяне, няма да му помогне да работи върху недостатъците си или да осмисли поведението си. Това, което стимулира служителите да учат и да се развиват, е да посочим ясно и недвусмислено в кои области мислим, че могат да се подобрят.

Фокус върху тенденции

Несъзнателно, за да сме конкретни, базираме обратната си връзка на дадени случки. По-успешният подход е да се обсъдят проявяващи се тенденции в поведението или работните навици на служителя, като само даваме за пример конкретни факти. Фокусът върху тенденциите помага да ограничим пристрастието си и да смекчим преиначаването на дадени ситуации.

Приоритети

Всички ние можем да работим само по определен брой неща едновременно. Нереалистично е да поискаме от служителите ни да променят множество неща в поведението и работата си в ограничен период от време. Точно затова е важно да се поставят приоритети по време на обратната връзка.

План за действие

След добре представената обратна връзка, не бива да се пропуска начертаването на план за действие. Когато вече се установи, че на служителя му липсват дадени умения в работата, идва ред на колегите, които да му помогнат да ги усвои. Постоянната обратна връзка, идваща от тях, не само ще помогне на служителя да научи по-бързо необходимата информация, но и ще го мотивира да се представя по-добре.

За да се предостави една добра и полезна обратна връзка, е нужно да се инвестира голямо количество внимание и грижа. Обективният поглед е един от най-важните фактори, за да може обратната връзка да е валидна и лесно да се приеме от служителя, на когото се дава. По тази причина множество компании използват 360-градусовият метод на обратна връзка, който сравнява самооценката на човека с оценката на прекия му ръководител, колегите и подчинените му. За да получите повече информация за процеса на едно 360-градусово оценяване, разгледайте Прометрикс 360.