Оптимизиране на процеса на 360-градусова обратна връзка за максимален организационен ефект

Не всички проекти за 360-градусова обратна връзка постигат един и същи резултат. В тази статия ще обобщим някои принципи, които можете да следвате, за да оптимизирате процеса така, че да извлечете максимална полза за компанията.

Подберете правилните компетентности

Компетентностите, които ще оценявате, на първо място трябва да са релевантни на ролята и важни за компанията. Тук идеалният сценарий е да изходите от компетентностния модел на компанията или от дефинираните ценности. Разбира се, ако Вашата компания не разполага със собствен компетентностен модел, винаги можете да използвате готов въпросник, разработен по универсален компетентностен модел. Но дори в този случай, прегледайте внимателно въпросника и индивидуализирайте твърденията, така че да пасват на културата на Вашата компания. Едно и също твърдение може да носи различен смисъл в друга организация, повлияно от фините нюанси на организационната култура.

Обърнете внимание на предварителната комуникация

Важността на предварителната комуникация по проект за 360-градусова обратна връзка  често се пренебрегва, дори от опитни HR специалисти. Тя трябва да бъде навременна, за да могат всички участници да се запознаят със спецификите на проекта преди старта и да имат време да зададат своите въпроси. Нужно е още в предварителната комуникация да уточните целите на проекта и за какво ще се използва получената информация - дали интегрирате 360-градусово оценяване в цялостната годишна оценка и каква тежест ще има то; или фокусът Ви е изцяло върху развитието на оценените. Следващите стъпки, които предвиждате, също е нужно да са известни още на този етап – оценяваните хора ще искат да знаят какво можете да им предложите като възможности за развитие, след като бъдат идентифицирани техните сфери за подобрение. Това ще  подкрепи мотивацията им да участват в проекта. Друг аспект на предварителната комуникация, който трябва да съобразите, е към кого да бъде насочена тя. Може например да организирате среща за старт на проекта с оценяваните хора и да делегирате на тях да предадат подробностите към своите оценяващи. Но със сигурност е необходимо да разпратите до всички служители, които ще участват като оценяващи в проекта, поне най-ключовата информация – какви са целите на проекта, какви са сроковете, откъде да очакват поканата за попълване на въпросника, кои дадени оценки остават анонимни и какви последствия може да има за тях.

Идентифицирайте  участниците

Колко и кои оценяващи да бъдат включени в процеса е много важен въпрос при всяко едно проучване тип 360-градусова обратна връзка. От една страна, колкото повече хора попълнят въпросника за даден оценяван, толкова по-комплексна и обективна оценка ще получите. От друга страна, това трябва да са хора, които познават работата на този оценяван достатъчно отблизо, за да имат натрупани системни впечатления от поведението му/ѝ. Също така не е препоръчително да  включвате хора, които са в компанията от по-малко от 6 месеца, защото все още не са опознали в дълбочина културата. Но ако в  един екип има твърде малко хора, а няколко от тях са нови – по-добре да потърсите и техните оценки, като разчитате, че ще дадат мнение само по факторите, където имат натрупани впечатления. Допълнително е добре да съобразите времето на хората, които ще попълват въпросника за няколко оценявани – включете ги само там, където е абсолютно наложително. Тънкостите са много, но с един по-внимателен анализ можете да подберете най-правилните участници. Важно е обаче да го имате съобразите предварително и да си отделите време за това.

Използвайте подходящ софтуер

Има много инструменти, чрез които можете да проведете 360-градусово оценяване, но неправилният избор може да е  пагубен за процеса или да предизвика репутационен проблем за Вашето звено, ако служителите не чувстват, че анонимността им и обективността на процеса са подсигурени. Използването на специализиран софтуер за провеждане на 360-градусова обратна връзка може значително да опрости и улесни всички стъпки. Този инструмент трябва да бъде лесен за използване, съвместим с нуждите на организацията и да предоставя детайлни анализи.

Погрижете се за обратната връзка

Обикновено процесът на 360-градусово оценяване е последван от предоставяне на обратна връзка за получените резултати. Това е кулминацията на оценяването и преходът към следващите стъпки и е от изключително значение за това каква ще бъде ефективността на взетите мерки. Обратната връзка може да се даде от външен консултант, HR специалист в компанията или пряк ръководител, но е важно това да е специално обучен човек. От една страна, даването на обратна връзка е чувствителен разговор, който може да предизвика много емоции в зависимост от резултатите, включително на гняв и фрустрация, и трябва да се подходи с нужното внимание, отговорност и професионален усет. В същото време успешното идентифициране на силните страни и сферите за подобрение ще даде възможност на оценявания да подреди  правилно приоритетите си, а това изисква време и умения за задълбочен анализ на доклада от оценяването.

Качествено проведена 360-градусовата обратна връзка има силен позитивен организационен ефект и допринася за изграждането на култура на откритост, приемане и непрекъснато учене и развитие. На пръв поглед планирането на такъв проект може да изглежда твърде сложно, но с достатъчно опит всички детайли могат да се изпипат, за да премине процесът перфектно.

Ако имате нужда от съдействие с провеждането на 360-градусова обратна връзка, свържете се с нас и се доверете на нашия над 20 годишен опит!

Photo by Brooke Cagle on Unsplash